Как управлять договорами с помощью 1С Документооборот 8?

В нашей компании на сопровождении больше 2000 организаций разных сфер экономики. При проведении выборочного анкетирования больше 60% клиентов отметили, что планируют и хотели б автоматизировать договорную работу в своей компании.

В любой компании есть специальные сотрудники или даже целые отделы, которые ответственны за работу по договорам. Часто встречается ситуация, что одно подразделение согласовывает и заключает договор с контрагентом, другое выполняет обязательство и получается сопутствующие документы, а третьи – сданные в архив документы должны хранить и быстро найти в случае чего.

Жизненный цикл договора бывает простым: подписали шаблонный документ – оплатили – получили товар – положили документы в архивную папочку. В этом случае вроде бы все просто, главное проследить получение оригиналов договора и сопутствующих документов и все положить в заранее отведенное место!

Другой случай, когда договор проживает сложный и тернистый путь: согласование нетипового варианта в несколько итераций как с руководством внутри компании, так и с контрагентом. Потом длительный срок исполнения и как следствие большой пакет сопутствующих документов, контроль сроков окончания и пролонгации. Здорово если по договору работы благополучно завершены, а если начинаются судебные разбирательства? Необходимо оперативно собрать полный пакет документов, и сам договор, и сопутствующие документы и письма входящие/исходящие, и может даже переписку электронную поднять.

Каждый руководитель старается организовать и упростить договорную работу в компании. Разрабатываются шаблоны договоров, проговариваются и распределяются обязанности и правила работы внутри коллектива. Появляются регламенты работы и штрафы за их несоблюдение. В работе с договорами участвует большое количество сотрудников, которые должны слажено друг другом взаимодействовать.

Решить проблему в организации можно с помощью ECM-систем. На рынке сейчас достаточно большой выбор. Большой популярностью пользуется отечественная разработка 1С Документооборот 8.

Оставить заявку на подключение 1С:Документооборот 8

1С: Документооборот поможет Вам структурировать и наладить процесс управления договорами.

• Сократится срок подготовки договоров.
• Сократится время согласования документов как внутри компании, так и с контрагентами.
• Уйдет проблема отсутствие оригиналов документов, подписанных контрагентом.
• Пролонгация договоров перейдет под автоматическое управление.
• При необходимости настраивается контроль прохождения этапов договоров.
• Сможете контролировать наличие и статус не только договоров, но и других сопроводительных документов: актов, накладных, счетов и т. д.
• Оперативно сможете собрать всю необходимую информацию по договору: сам договор и документы к нему, переписку с контрагентом и т.д.

В процессе внедрения 1С Документооборот 8 придется разложить по полочкам задачи и ответственности каждого сотрудника:

• четко разделить обязанности, права и ответственность по всему процессу управления документами;
• определить сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;
• привести в порядок библиотеку шаблонов документов;
• сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Заказать демонстрацию 1С:Документооборот 8

Подготовка договора для согласования

В 1С Документооборот создать договор для согласования не сложно. Сотрудник заполняет карточку договора, поля интуитивно понятно. Есть библиотека шаблонов договор (ее можно дополнить своими), благодаря который создание типового договора сократиться в несколько раз.

Также можно прикрепить дополнительные документы:

• Коммерческие предложения,
• Файлы с расчётами стоимости.

А еще можно, сразу с коллегами тут же обсудить важные и спорные моменты по договору.

Согласование договора

Это, пожалуй, самый сложный процесс в любой компании. Тратиться много времени, тормозиться работа и, порой, рождает конфликты между сотрудниками.

Часто в компании путаница: кто, в каком порядке и когда должен и может согласовывать документы.

Иногда доходит до абсурда, на покупку копеечной канцелярии необходимо собрать тоже количество подписей, что и на заключение миллионного контракта.

В 1С: Документооборот 8 процесс согласования договора гибко настраивается в зависимости от организационной структуры компании. Функционал позволяет организовать несколько разных маршрутов в зависимости от критериев.

Какие условия чаще могут быть?

• сумма договора,
• условиям сделки (например, сумма предоплаты меньше, чем 70%).

Для каждого маршрута в отдельности можно выбрать ответственных лиц и задать очерёдность согласования.

Согласование может быть поочередным, параллельным или смешанным.

Передача на подпись и контроль получения документов

Распространённая история, договор был отправлен клиенту на подпись и обратно не вернулся! Сроки, как всегда, у всех горят, начали работы по договору, а про оригинал все уже и забыли.

1С Документооборот позволяет поставить каждый договор «на карандаш» и отследить получение оригиналов:

• Можно поставить отметку об отправке договора клиенту;
• Можно поставить отметку об ориентировочной дате получения оригинала;
• И даже можно поставить типовую дату получения договора, и система будет сигнализировать о просрочке.

Также же, можно карточке договора прикрепить сканы подписанные клиентом, что б оперативно при необходимости найти.

Контроль сроков действия договора

Есть договора бессрочные, в которых нет фиксированной даты окончания, но есть условия длительного сотрудничества.

Для таких договоров в 1С Документооборот 8 есть настройка автоматической пролонгации.

Может быть и другой вариант, система выдает оповещение о завершении срока действия договора и тогда сотрудник принимает решение, какую отметку ему поставить.

Удобно пользоваться этим инструментом при проектной работе. Можно ставить даты контроля по исполнению договора и при необходимости корректировать работу по проекту.

Может быть, речь идти о взыскании пени за не вовремя поставленные услуги или товары, а может необходимо заключить дополнительное соглашение к договору.

Для любой компании важно вести статистику и понимать в чем причина прекращения сотрудничества с партнером. 1С Документооборот позволяет ставить необходимы отметки и вести анализ причин.

Подробный обзор управления договорами можно посмотреть в нашем видео

Остались вопросы или нужна консультация свяжитесь с нами +7(495)786-26-32

Оставить заявку на подключение 1С:Документооборот 8